Az egyetem alatt a tananyag mellett a diákok megtanulják az e-mailek fontosságát is, mivel a tanárokkal, az egyetemi dolgozókkal és néhány csoporttársukkal is ott kommunikálnak. Az e-mail fiók létrehozása után még minden olyan rendezett és igényes. Aztán egyszer csak azt vesszük észre, hogy tele van felesleges e-mailekkel, hírlevelekkel és további spammal. A több száz levél közül pedig már elég nehéz feladat kiválogatni, hogy melyiket szeretnénk megtartani és melyiket nem. Ismerős érzés, amikor valami igazán fontos e-mailt keresel, és sehol sem találod a leveleid között? Ha igen, akkor, íme 7 hatékony tipp, hogy látható legyen az e-mail fiókod!
Az első lépés, amit érdemes megtenned az e-mailek szervezésével kapcsolatban, a különféle mappák létrehozása. Így kategorizálni tudod az e-maljeid és szétválasztani az egyetemmel, a munkával, a magánélettel és az egyéb témával rendelkező leveleidet. Így nem kell felforgatnod az egész levéltárad, hogy megtaláld azt a bizonyos üzenetet. A szelektáláshoz pedig a keresőben van lehetőséged megtalálni néhány kulcsszó alapján az adott témához tartozó leveleket.
Hogyan határozod meg, hogy mely e-mailek fontosak az olvasatlan levelek tömkelegéből? Miután kiválogattad a kulcsszavas leveleket, mi legyen a többivel? Hajlamosak vagyunk életünk során megtartani felesleges dolgokat, nincs ez máshogy az e-mailekkel sem. Számos szükségtelen levél felett szemet hunyunk, eltekintve attól, hogy egy hónappal ezelőtt jött és meg sem nyitottuk. Pedig nagyon jól tudjuk, hogy már nem is fogjuk elolvasni, úgyhogy minden egy hónappal ezelőtti olvasatlan levet ideje kidobni a kukába! Ha akkor nem tűnt fontosnak, valószínűleg nem is az.
Miután törölted az összes felesleges e-mailt, nézd meg az előzményeid és hírlevél feliratkozásaid alapján, milyen üzenetek várhatóak a következő héten. Ellenőrizd, hogy szeretnéd-e azokat a leveleket a jövőben, és ha igen, rendezd őket mappába. Ha nem, akkor csak szüntesd meg a feliratkozást és töröld őket! Ez a folyamat segít, hogy lásd, kik küldenek neked aktívan e-maileket. A leiratkozás során a legfontosabb dolog, amit szem előtt kell tartani: ne feltételezd azt, hogy szükség lehet rá a jövőben. Ha eddig sem keltette fel az érdeklődésedet, akkor nem lesz ez máshogy a későbbiekben sem.
Most, hogy a postafiókod rendszerezve van, érdemes ezt a hasznos szokást fenntartani. Ha továbbra is a mappákban helyezed el az e-maileket, egy idő után fel fog halmozódni és ugyanúgy végzi, mint azelőtt. Kinek van ideje és kedve, hogy újra és újra kitakarítsa a postafiókját? Nyilván senkinek. Ezt egy nagyon egyszerű szabállyal tudod megelőzni: Olvasd és töröld! Persze vannak e-mailek amiket tanácsos megtartani, mert a későbbiekben is szükség lesz rájuk, de a nagy része sajnos nem ilyen. Általában az olvasás után haszontalanná vált e-mailek is ugyanúgy megmaradnak a beérkezett levelek között, annak ellenére, hogy soha többet nem fogod elolvasni őket.
Fiatalon hajlamosak voltunk több e-mail címet létrehozni, de akkor még nem használtuk ki az előnyeit! A végén mindig egy maradt, mivel a többinek vagy elfelejtettük a jelszavát, vagy töröltük idővel. Tanácsos több e-mail címet is használni, egyet munkahelyi e-mailként, egyet személyes e-mail címként, és egyet az egyetemre. Így nem fognak összekeveredni az e-mailek, és megelőzheted, hogy a diploma elvégzését követően vagy munkahely váltása után is elárasszák postaládád nem kívánatos üzenetekkel.
Ez az egyik legegyszerűbb, mégis legfontosabb szempont. Meg kell tanulnod felismerni a különbséget a fontos és a haszontalan dolgok között. Ez nem csak a postafiókod tisztán tartásában segít, hanem a gyorsabb döntési folyamat elérésében is. Például a rendelésekkel kapcsolatos e-maileket célszerű megtartani a termék érkezéséig vagy a garancia lejártáig, visszaküldés vagy visszatérítés esetén. De utána töröld ki és ne ragaszkodj hozzá, mert szerinted „jó lesz még valamire”.
ÉS EZEKET OLVASTAD MÁR?
5 IDEGEN NYELV, AMELYET MEGÉRI MEGTANULNOD
10,000+ elégedett ügyfél
1,000+ szakember
250+ szakterületKövess minket Facebook-on!
