Ha már csak egy éjszakád maradt a beadandóra…

A nagyszerű amerikai író, Mark Twain mondta egyszer:

„Sose halaszd holnapra, amit holnapután is megtehetsz.”

Valljuk be, merész, ám korántsem ritka vállalkozás az, amikor hajnal 2-kor, egy erős kávéval a kezünkben próbálunk ébren maradni és befejezni egy nagy projektet, ami normális esetben legalább 6 órát vesz igénybe. Ha már voltál ilyen helyzetben – vagy talán most ilyenben vagy – megpróbálunk segíteni neked, hogyan is tudod a maximumot kihozni magadból és a fennmaradó idődből, még ha sürget is az idő.

Nézzünk néhány, a témához kapcsolódó segítséget a tervezéshez, az akaraterő felhasználásához – a „Hatás/Erőfeszítés” mátrix és az „Ego kimerülés” elmélet -, de kezdjük a munkát:

A helyszín kiválasztása

Nem is gondolnád, de a helyszín, ahol dolgozol, nagyon fontos, amikor nyomás alatt vagy. Tökéletes környezet lehet egy kávézó vagy könyvtár. Ha tudod, mi a Neked való, ilyen helyeken sokkal jobban tudsz dolgozni, mert míg az előbbiben kellemes nyüzsgő energia és akár a fókuszálást is segítő, de nem túl harsány háttérzaj van, az utóbbiban olyan emberekkel vagy körülvéve, akik szintén kutatnak, tanulnak, írnak. Kávézóban plusz előny, hogy a vizsgaidőszakban Hozzád oly hűséges koffein is a közelben van.

A legfontosabb része a helyszín kiválasztásának, hogy elkerüljük az ágyunk „hívogatását”! Amikor érzed az idő sürgetését tanulás közben, akkor nagy a valószínűsége, hogy késő éjszakáig fent kell lenned, hogy be tudd fejezni a dolgodat. Ezért is fontos, hogy amennyire csak lehetséges, elkerüld az ágyad! Minél későbbre jár az idő, annál többet fogsz arra gondolni, hogy milyen jó is lenne egy kicsit szunyókálni. Ezzel egyenesen arányosan egyre többször fogsz úgy dönteni, hogy a projekted egyes részei nem is olyan fontosak, nem számítanak. Tehát válasz egy olyan helyet magadnak, ahonnan nagyobb erőfeszítés lenne felkelni és elmenni aludni, mintsem befejezni a projekted következő részét.

Tervezés

Ha már a megfelelő helyszínt kiválasztottad, itt az ideje, hogy megtervezd, hova koncentrálod az erőfeszítéseidet. A munkád megkezdése előtt adj magadnak egy kis időt, hogy apró részekre bonthasd a projektedet. Így már jobban fogod látni, hogy mely részekre kell majd nagyobb figyelmet szentelned, melyekre kell jobban koncentrálnod.

Eisenhower gyakran megjegyezte, hogy

„Ami fontos, ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos.”

„A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása” című könyvében népszerűsítette Stephen Covey az „Eisenhower döntési mátrix”-ot, aminek szintén ugyanez az alapja. A mátrixban a feladatok kategorizálva vannak fontosságuk és sürgősségük alapján.

Amikor sürget az idő – ilyenkor persze minden sürgősnek tűnik – próbálj meg a munkád inkább fontosabb tényezőire, részeire koncentrálni. E célra használd a „Hatás/Erőfeszítés” mátrixot.

A mátrix alapján a projekted részfeladatai pontszámokat kapnak az alapján, hogy egy-egy részfeladat mennyire járul hozzá a teljes projekted sikerességéhez – tehát mennyire fontos -, illetve, hogy mekkora erőfeszítés kell a végrehajtásához. Így könnyen fel tudsz állítani egy fontossági sorrendet.

Amikor egy-egy részfeladat fontosságát állapítod meg és pontszámot rendelsz hozzá, vedd figyelembe az alábbi tényezőket:

• Melyek azok a minősítési szempontok a dolgozatoddal szemben, amelyek a leginkább számítanak, a legtöbb pontot érik?
• Egy-egy részfeladat milyen százalékban számít bele a feladatodba, vagyis mekkora részét teszi ki az egész esszének vagy kutatásnak?
• Az alkotórészek, részfeladatok közül mennyi fog tényleges tudással, fontos információval hozzájárulni a feladatodhoz, melyek befolyásolnak leginkább a minőségi munka eléréséhez?

Fontossági sorrend

Ha már minden egyes részfeladathoz rendeltél pontszámot, akkor kezdj a legmagasabb erőfeszítést igénylő feladattal. Itt jön be a cikk elején említett „Ego kimerülés” elmélet, amit Daniel Kahneman fejt ki igazán jól a Gyors és lassú gondolkodás című könyvében, Roy Baumeister, amerikai pszichológus kutatására hivatkozva.

„… ha már rákényszeríted magad arra, hogy tegyél valamit, akkor kevésbé leszel hajlandó és képes önkontrollt kifejteni, amikor a következő kihívás jön…”

Használd az akaraterőd nagy részét arra, hogy a nehezebb feladatokat csináld meg először, így amikor a kisebb erőfeszítést igénylő, de fontos feladatokhoz érsz, sokkal könnyebbnek érzed majd őket.

Ha kiválasztottad a megfelelő helyet, hatás és erőfeszítés igénye alapján felosztottad a részfeladatokat, és az előbb leírtak alapján haladsz sorba velük, sőt még hatékonyan kihasználod az akaraterődet is, sikeresen teljesítheted a projektedet rövid idő alatt is!

Alkalmazd ezeket a tippeket, és nem fogsz pánikba esni egy utolsó pillanatban eszedbe jutó határidő esetén sem!

IQfactory