Hírlevél#2 – 2013.10.24.

Kedves Partnerünk!

Ahogy múlt heti hírlevelünkben ígértük, folyamatos kommunikációt fogunk folytatni veled. Ez alkalommal néhány nagyon fontos témát érintünk, amelyek előrelendítik együttműködésünket. Az elmúlt időszak tapasztalatai alapján, ezeket tartjuk ebben a pillanatban a legfontosabbnak:

1. Fizetés
Rengeteg projekt érkezik be cégünkhöz és egyre nagyobb terhet jelent a partneri kifizetések adminisztrálása, könyvelése. Megoldást kerestünk erre (pozitív értelemben vett) problémára. Nem szerettük volna növelni az ezzel foglalkozó kollégák számát és továbbra is szeretnénk tartani a heti fizetéseket, így ismét a szoftverekhez és az automatizáláshoz nyúltunk. A felesleges részletek nélkül, a következő módon működik a rendszerünk 2013.10.28-ától: amikor rányomsz a ‘Fizetést kérek’ gombra, a Payment Summary automatikusan legenerálódik és egy e-mailben továbbításra kerül részedre. Ez ezidáig is így működött, azonban a fejlesztések miatt jövő héttől ez automatikusan importálódik a könyvelésünkbe is és jelzést küld kollégáinknak a szükséges kifizetésekről. Így nem manuálisan kell teljesíteniük azokat, hanem csak le kell hívniuk egy riportot, amin végigmenve teljesíthetik a fizetéseket. Ez az információ azért fontos a részedre, mert ha nem nyomod meg a ‘Fizetést kérek’ gombot egy adott projektnél hétfő este 19 óráig, akkor nem fog szerepelni a riportban és legkorábban egy hét múlva tudjuk kifizetni. Ha az e-mail címedre megérkezik a Payment Summary, akkor biztosan bekerült a projekt a riportba is.

2. Kézbesítés
Szintén a projektek volumene sarkallt minket arra, hogy írjunk erről a témáról. A dokumentumok kézbesítésénél ütköztünk nehézségekbe az elmúlt időszakban:

• Határidő: ha egy dokumentum határideje 2013.10.24., akkor az azt jelenti, hogy ezen a napon szükséges kézbesítenünk a megrendelőnek. Az ügyfélszolgálatunk kimondottan flexibilis, de nem várhatjuk el tőlük, hogy éjfélig készenlétben álljanak és várják a kézbesítendő dokumentum beérkezését. Arra szeretnénk kérni, hogy a dokumentumot a határidő napján 21.00 óráig küldd el ügyfélszolgálatunknak. Amennyiben ez nem teljesül, úgy nem tudjuk vállalni, hogy még azon a napon kézbesítünk. Ha ezen indokkal a megrendelő nemteljesítés miatt visszakéri a megbízási díjat (ritkán, de előfordulhat), úgy azt részedre sem tudjuk kifizetni.

 

• Minta: Kérjük, hogy figyelmesen olvasd el a segédanyagok kézbesítésre vonatkozó részét. Leginkább a mintáknál tapasztalunk hiányosságokat és sajnos ez az, amit ügyfélszolgálatunk nem tud elvégezni helyetted, mert nincs teljes rálátása a dokumentum felépítésére. Ez kiemelten igaz azokra a dokumentumokra, amelyeknél megrendelő által küldött anyag is felhasználásra kerül, hiszen ott nem egyértelmű, hogy melyek az általad készített részek. Az általad vállalt megbízás teljesítése akkor történik, amikor kapunk tőled egy ‘IQ##### – Final’ tárgyú e-mailt, amelyben csatolmányként megtalálható a teljes dokumentum, egy minta és egy plágium riport. Azoknál a dokumentumoknál, ahol nincs szükség mintára, ezt külön jelezzük.

 

• Terjedelem: a dokumentumok terjedelmét meghatározhatjuk oldalszámban, szó számban, vagy karakterszámban. A megbízási szerződésben rögzítettük, hogy mit jelent egy standard oldal. (minimum 300 szó, vagy 1800 karakter szóközökkel együtt) Ha egy megbízás 40 oldalra vonatkozik, akkor a tartalmi rész karakterszámának legalább 40*1800 karakternek kell lennie. Az 1800 karakter per oldal egy rád nézve nagyon kedvező szám, egy átlagos oldal ennél körülbelül 15-20%-kal több karaktert tartalmaz, így igazán nem nehéz teljesíteni még beillesztett képekkel és táblázatokkal sem. Arra kérünk, hogy fordíts figyelmet a karakterszámra, hogy elkerüljük az utólagos reklamációkat és a kész tartalmak toldozgatását.

Előre is köszönjük szépen az együttműködést! Ha a leírtakkal kapcsolatban bármilyen kérdésed merülne fel, jelezd nekünk bátran egy válasz e-mailben! Nagyra értékeljük a munkádat és szeretnénk, hogy az együttműködésünk minél hosszú távon sikeres legyen.

Üdvözlettel,

IQfactory Management