Hírlevél#3 - 2013.11.06. - IQfactory Szakdolgozat írás, dolgozat írás

Hírlevél#3 – 2013.11.06.

Kedves Partnerünk!

Az egyetemi időszak kellős közepén vagyunk, rengeteg projektnek jár le most a határideje és rengetegnek fog a közeljövőben is. Ilyenkore bármilyen hiányosságunk is van a teljesítés menetében, az rögtön felnagyítódik. Szeretnénk egy olyan témáról írni, amivel már biztosan szembesültél te is. Az utólagos javítások rengeteg energiát elvesznek tőled is és tőlünk is, ha nem kezeljük őket megfelelően. Erről szeretnénk írni röviden.

Cégünk a megrendelői felé alapvetően 3 dolgot vállal: elkészíti a megrendelést a kívánt határidőre, a kívánt terjedelemben, a megrendelő által adott információk és instrukciók alapján. A teljesítés után ajánlunk megrendelőinknek egy egyszeri díjmentes javítási lehetőséget, amennyiben nem elégedettek a dokumentummal.

Teljesen természetes ha szeretnének néhány utólagos módosítást a dokumentumban, hiszen egy nagyon komplex szolgáltatást nyújtunk. Ezek a javítási igények (többnyire) az ügyfélszolgálatunkhoz érkeznek be, ott jellemzően megszabadítjuk őket az érzelmi töltöttségtől, majd a konkrét kéréseket továbbküldjük neked, mint a dokumentum készítőjének.

Arra szeretnénk kérni, hogy az ilyen javításkéréseket a következő módon kezeld:

Az ügyfélszolgálat nem tudja megítélni, hogy a megrendelő által kért javítások jogosak-e, avagy olyan részekre vonatkoznak, amikre a megrendelő nem adott konkrét utasítást, vagy a javításnál a kérése ellentmond az eredetileg adott utasításnak. Ez teljesen érthető, van olyan pillanat, amikor egyszerre több száz projekt fut, képtelenség mindegyikbe belemélyedni.

A javítási igényeknél tehát tőled várjuk a kérések jogosságának megítélését. Abszolút megbízunk benned, mert tudjuk, hogy te is arra törekszel, hogy korrekten elkészítsd a megbízást. Arra kérünk tehát, hogy a javítási igények megérkezése után küldj nekünk egy rövid válaszlevelet arról, hogy a javításra váró pontok melyik része jogos és melyik része nem. Azoknál a részeknél, amelyek nem jogosak, kérünk szépen, hogy indokold meg, hogy miért nem azok (pl. egy részlet a megrendelő leveléből, ahol a mostani kérés ellenkezőjét adta instrukcióként), illetve, hogy milyen megoldást javasolsz a kérések megoldására és hogy mekkora összegért vállalnád ezek javítását.

Példa:

Szia Kriszti!

Megkaptam a javítási igényeket, ezeket elvégzem: referenciák javítása, oldalszámok átdoglozása, margók formázása, címek méretezése. Beillesztem a táblázatot is, amit kért. Bocsánat, valóban nem néztem meg elég figyelmesen a formai követelményeket.

Azonban a gazdasági elemzést a vizgsált cégről nem tudom elvégezni, mert a megrendelő nem adott hozzá anyagokat. Csatolom a levelet a communicatorból, amiben írtam neki, hogy az adatok nélkül ezt a részt nem tudom elkészíteni, ő pedig jóváhagyta, hogy folytassuk enélkül. Így ha szeretné, hogy ezt elkészítsem, akkor muszáj lesz adatokat szereznie (a cég nevét a Google sem adja ki). Úgy gondolom, hogy ez nem javításnak minősül és ha szeretné, hogy megcsináljam, akkor 15,000 Ft-ért tudom vállalni.

Jelezzetek vissza légyszíves,
XXYY

Egy ilyen magyarázat után az ügyfélszolgálat kommunikálja az általad leírt dolgokat a megrendelő felé és visszajelez neked, hogy a megrendelő elfogadta-e az ajánlatot.

WARNING! Fontos megjegyeznünk itt, hogy némi rugalmasságnak bele kell, hogy férjen az üzletmenetbe. Sokszor nagyon vékony vonal választja el a jogos javítás kérést a nem jogostól. Vannak olyan esetek, amikor mindenki tudja, hogy nem jogos a megrendelő kérése, de pontosan annyi energiát emésztene fel, hogy megindokoljuk, hogy miért nincs igaza, mint ha kijavítnánk a kért részt. Arra kérünk, hogy apró esetekben te is legyél rugalmas, mert az elégedett megrendelők garantálják azt, hogy folyamatosan tudunk megbízásokat adni neked. A kirívó és struktúrális változtatásokat kérő esetekben azonban bátran jelezz vissza nekünk és nevezd meg az extra munkáért elvárt megbízási díjat!

Könnyíti a helyzetet az, hogy ha a kézbesítés és a ‘Fizetést kérek’ gomb megnyomása után, a megrendelőt kedvesen az ügyfélszolgálathoz irányítod a Communicatorban feléd intézett kéréseivel. Így tudjuk kontrollálni a folyamatot rögtön az elejétől. Dolgozunk egy olyan fejlesztésen, ami a ‘Fizetést kérek’ gomb megnyomásával automatikusan megakadályozza majd a megrendelőt, hogy direktben üzenetet küldjön neked.

Reméljük, hogy hasznosnak találod az írásunkat és hozzájárul a mégjobb együttműködésünkhöz.

Amennyiben nemrég csatlakoztál csapatunkhoz itt találod előző hírleveleinket. Érdemes elolvasnod őket.

Üdvözlettel,
IQfactory Management